Hệ thống quản lý, theo dõi, đánh giá đòan viên, hội viên bằng hệ thống mã vạch trên thẻ sinh viên.




Quy trình thực hiện

I. PHÂN LOẠI HOẠT ĐỘNG:

1. Hoạt động phải sử dụng hệ thống: 
      - Các hoạt động do Đoàn - Hội trường tổ chức;
     - Các hoạt động do các đơn vị tổ chức nhưng do Đoàn - Hội trường duyệt theo qui định phân cấp quản lý. Bao gồm:
          + Các hoạt động kết hợp với các cá nhân, tổ chức bên ngoài trường;
          + Các hoạt động có vận động tài trợ;
          + Các hoạt động quy mô lớn (trên 500 sinh viên tham gia);
          + Các hoạt động có liên quan đến yếu tố nước ngoài;
          + Các hoạt động có thu phí từ sinh viên
     - Hoạt động do Đoàn – Hội cấp khoa/KTX tổ chức.
     - Hoạt động do CLB/Đội/Nhóm cấp trường, cấp khoa tổ chức.
     - Hoạt động do chi đoàn, chi hội tổ chức quy mô cấp khoa (xem thêm qui định phân cấp): đối tượng tham gia mở rộng cho toàn ĐV, HV trong khoa trở lên, kế hoạch hoạt động phải do BCH Đoàn – Hội khoa ký, ban hành và báo cáo.

 2. Hoạt động không sử dụng hệ thống:
     Các hoạt động còn lại do chi đoàn, chi hội tổ chức (các hoạt động không tổ chức mở rộng, qui mô cấp chi đoàn, chi hội) sẽ được ghi nhận định kỳ vào hệ thống mã vạch (sẽ có hướng dẫn riêng).

 II/ HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN QUY TRÌNH:

 1. ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG DO CẤP ĐOÀN - HỘI TRƯỜNG DUYỆT

     Bước 1:
          - BTC gửi kế hoạch hoạt động lên cho Đoàn – Hội trường xét duyệt. Sau đó, Đoàn – Hội trường sẽ đưa cho BTC file hoạt động đó bằng excel (file này được tạo ra khi Đoàn – Hội trường nhập hoạt động này vào hệ thống Youth_Server. VD: “event_sample.xls”). Đồng thời, Đoàn – Hội trường sẽ cấp cho BTC máy POS.
          - BTC tải phần mềm Youth_Client tại trang web của Đoàn Thanh niên – Hội Sinh viên trường Đại Học Kinh Tế TP.HCM www.youth.ueh.edu.vn hoặc có thể liên hệ trực tiếp đ/c Trần Nhật Hoàng – CB VP Đoàn trường tại Văn phòng Đoàn trường B.109 để tải chương trình.
          - Sau khi tải tập tin, người dùng giải nén và nhận được 2 tập tin chính:
               + File chạy chương trình Youth_Client.exe 
               + File excel thông tin sinh viên Students.xls

Lưu ý: Phải đặt cả 2 file chung một thư mục để tránh xảy ra lỗi.

     Bước 2:
          - Để bắt đầu nhập danh sách đoàn viên, hội viên tham gia hoạt động, người dùng sẽ chạy chương trình Youth_Client.exe
          - Giao diện chương trình như sau:

          - Người dùng sẽ chọn nút “Tìm kiếm” và chỉ đến tập tin file hoạt động (ví dụ “event_sample.xls” ). BTC hoạt động sẽ chọn đến file này.

          - Nếu tập tin chính xác thì nút “Bắt đầu” sẽ hiện lên và chương trình sẽ hiện ra tên hoạt động


          - Nếu tập tin bị lỗi, chương trình sẽ có thông báo :


     Bước 3 :
          - Sau khi chương trình nhận thành công tập tin hoạt động “event_sample.xls”, người dùng ấn “Bắt đầu” và chương trình sẽ hiện lên giao diện để nhập MSSV của SV tham gia hoạt động đó.


     Có 3 cách để nhập MSSV SV tham gia hoạt động:
          - Cách 1: Quét MSSV bằng máy POS, chương trình sẽ tự động nhận lấy mã số sinh viên và lưu vào tập tin “sample_event.xls” đồng thời sẽ hiện tên SV trên giao diện. 


          - Cách 2: Áp dụng trong trường hợp, mã vạch của MSSV tham gia hoạt động bị mờ, máy POS không thể đọc được thì người dùng sẽ nhập liệu bằng tay. Nếu nhập đúng MSSV thì chương trình sẽ hiện tên của SV trên giao diện (như hình trên).
          - Cách 3: Áp dụng trong trường hợp SV tham gia hoạt động quá đông hoặc hoạt động được diễn ra dàn trải tại nhiều địa điểm (VD: các cuộc thi học thuật, hội thao…). Sau khi tổng hợp danh sách MSSV của SV thực tế tham gia hoạt động, BTC sao chép danh sách đó và dán vào sheet “student_list” của tập tin “sample_event.xls” với mã “state” là “1”.
     Bước 4 :
          - Khi hoàn thành một hoạt động, người dùng nhập danh sách BTC bằng cách nhập MSSV vào sheet “student_list” theo hình dưới:



               Trong sheet “student_list” này quy ước mã “state”:
                    - Sinh viên tham gia: 1
                    - Sinh viên tổ chức: 2
                    - Nếu hoạt động có cơ cấu giải thưởng thì BTC ghi nhận thành tích của sinh viên đoạt giải bằng cách nhập MSSV của SV đoạt giải vào sheet “award” của file excel theo hình dưới.



          Ví dụ : SV có MSSV 108200101 được giải nhất, SV có MSSV 108200102 được giải nhì cuộc thi sẽ được ghi nhận như sau:
               Student_id           Award
               108200101           1
               108200102           2

          Trong sheet “award” này quy ước mã số:
               Giải nhất : 1
               Giải nhì : 2
               Giải ba : 3
               Giải khuyến khích : 4

     Bước 5: 
          Sau khi nhập liệu xong, BTC kiểm tra lại tập tin “sample_event.xls” và gửi tập tin này cho Đoàn – Hội trường, Đồng thời BTC trả máy POS lại cho Đoàn – Hội trường trong vòng 1tuần kể từ ngày kết thúc hoạt động đó.

2. ĐỐI VỚI CÁC HOẠT ĐỘNG KHÔNG DO ĐOÀN - HỘI TRƯỜNG DUYỆT

     Bước 1: BTC tải file “Event.xls” trên trang web. Sau đó BTC đổi tên file theo qui ước: Đơn vị tổ chức_khoa (viết tắt)_Tên hoạt động_Năm tổ chức.
     VD: Chi hội 1-3 k35 thuộc khoa Kinh tế phát triển tổ chức hoạt động có tên “Thần tượng âm nhạc Kinh tế” vào ngày 18/01/2010 sẽ đặt tên file như sau:
“CH1-3K35_KTPT_Thần tượng âm nhạc kinh tế_2010.xls”
     Bước 2: Mở file “CH1-3K35_KTPT_Thần tượng âm nhạc kinh tế_2010.xls” và nhập thông tin của hoạt động vào sheet “Hoạt động”

       Bước 3: BTC ghi nhận MSSV của sinh viên tham gia hoạt động:
          - Nhấp chuột vào ô A15, sau đó dùng máy POS quét MSSV hoặc gõ MSSV của sinh viên tham gia, chương trình sẽ tự động hiện ra tên, lớp và khóa của SV tham gia hoạt động.
          - Ghi nhận tư cách tham gia vào cột “Tư cách” với qui ước:
          - Sinh viên tham gia là “1”
          - Sinh viên tổ chức là “2”
          - Ghi nhận giải thưởng vào cột “Giải thưởng” với qui ước:
          - Giải nhất: “1”
          - Giải nhì: “2”
          - Giải ba: “3”
          - Giải khuyến khích: “4”

 


     Bước 4: BTC kiểm tra lại file và gửi file “CH1-3K35_KTPT_Thần tượng âm nhạc kinh tế_2010.xls” qua mail cho Đoàn – Hội trường qua hộp mail: mavach@ueh.edu.vn

 III. MỘT SỐ LƯU Ý KHÁC:

     - Tất cả file excel không được sửa bất cứ thông tin gì khác như tên các Sheet, và tiêu đề các dòng nội dung.
     - Nếu hoạt động nào BTC thực hiện đúng qui trình và thời gian qui định thì mỗi hoạt động thực hiện đúng sẽ được cộng điểm thi đua. (theo qui định thi đua mới). 
     - Nếu BTC không nộp lại file danh sách sinh viên tham gia hoạt động (sample_event.xls) và máy POS hoặc không thực hiện đúng theo qui trình thì BTC sẽ không được tổ chức hoạt động tiếp theo.
     - Trong quá trình thực hiện, nếu các cơ sở Đoàn, Hội có thắc mắc hoặc góp ý, vui lòng gửi mail qua hộp mail: mavach@ueh.edu.vn

 


Bản quyền thuộc về Đoàn Trường Đại Học Kinh Tế TP.HCM